FOF Københavns whistleblowerordning har til formål at øge mulighederne for, at alle FOF Københavns tidligere og nuværende ansatte, samt praktikanter og frivillige frit kan ytre sig om kritisable forhold på arbejdspladsen uden at frygte for negative konsekvenser. Formålet med whistleblowerordningen er derfor at sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til eventuelle (lov)overtrædelser og alvorlige uregelmæssigheder.
Whistleblowerordningen skal ses som et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen om fejl og utilfredsstillende forhold mv. Ordningen udgør desuden et supplement til eksisterende muligheder for f.eks. at rette henvendelse til nærmeste leder, HR eller arbejdsmiljørepræsentanten.
Vi opfordrer til at anvende whistleblowerordningen, således at eventuelle overtrædelser kan imødegås hurtigt og effektivt internt. Whistlebloweren kan dog frit vælge mellem at indgive indberetning til arbejdspladsens whistleblowerordning eller til den eksterne whistleblowerordning, der administreres af Datatilsynet. Vores whistleblowerordning udelukker desuden ikke muligheden for at indberette via eksterne kanaler som f.eks. tilsynsmyndigheder.
FOF Københavns whistleblowerenhed
Indberetninger til FOF Københavns whistleblowerordning behandles af HR. Spørgsmål til de enkelte indberetninger eller whistleblowerordningen i det hele taget kan rettes til:
Jens Thomsen
jt@fofkbh.dk eller tlf. 4596 0105
FOF Københavns whistleblowerordning anvender sikker mail til registrering og behandling af indberetninger. I processen overholdes alle gældende regler i forhold til behandling af personoplysninger. I nogle tilfælde, kan der i behandlingen af indberetninger, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, inddrages hjælp fra en ekstern part, eksempelvis en advokat eller revisor.
Oplysninger, der kan indberettes om
FOF Københavns whistleblowerordning kan anvendes til indberetning af oplysninger om alvorlige overtrædelser eller øvrige alvorlige forhold, som ikke nødvendigvis kan henføres til en bestemt lovovertrædelse. Der kan indberettes om forhold, der har fundet sted eller vil finde sted i FOF København. Det forudsættes, at whistlebloweren er i god tro om oplysningernes rigtighed.
En lovovertrædelse eller et øvrigt forhold vil som udgangspunkt være alvorligt, hvis det er i offentlighedens interesse at få det frem i lyset. Eksempler på, hvad der kan indberettes om er:
- Overtrædelse af straffeloven, f.eks. bedrageri, bestikkelse, tyveri, hacking m.fl.
- Overtrædelse af skattelovgivningen eller bogføringsloven
- Overtrædelse af regler om magtanvendelse
- Seksuel krænkelse samt grov krænkelse, f.eks. pga. race, køn, farve, politisk eller religiøst tilhørsforhold m.v.
- Overtrædelse af menneskerettigheder
- Persondatakrænkelser
Indberetninger om whistleblowerens eget ansættelsesforhold er som udgangspunkt ikke omfattet, medmindre der er tale om seksuel chikane eller grov chikane. Oplysninger om øvrige forhold, herunder oplysninger om overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter, som bl.a. regler om sygefravær, påklædning og oplysninger om andre personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, vil som udgangspunkt ikke anses som grove overtrædelser og skal derfor ikke indberettes til whistleblowerordningen. Sådanne oplysninger kan i overensstemmelse med gældende retningslinjer indgives til HR, direktøren eller arbejdsmiljørepræsentanten.
Indberetning
Indberetning til FOF Københavns whistleblowerordning skal ske via sikker mail til: whistleblower@fofkbh.dk
Der er ikke mulighed for at foretage anonyme indberetninger.
Persongrupper, der kan indgive oplysninger til whistleblowerordningen
Følgende persongrupper kan anvende FOF Københavns interne whistleblowerordning:
- FOF Københavns nuværende ansatte
- FOF Københavns tidligere ansatte
- FOF Københavns tidligere og nuværende praktikanter
Andre persongrupper som ikke hører under ovenstående, har altid mulighed for at lave en indberetning til den eksterne whistleblowerordning, som administreres af Datatilsynet.
Behandling af indberetninger
Whistlebloweren vil senest 7 dage efter at have sendt indberetningen, modtage en bekræftelse på modtagelsen. Bekræftelsen sendes til den mailadresse hvorfra indberetningen er sendt.
Indledningsvis vil der tages stilling til om indberetningen falder indenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde. Hvis indberetningen falder udenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde eller er åbenbart ubegrundet, bliver indberetningen afvist, hvilket whistlebloweren vil få besked om. Hvis indberetningen falder inden for lovens anvendelsesområde, bliver indberetningen behandlet. Det betyder bl.a., at der, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, kan blive indhentet yderligere oplysninger internt i organisationen. Eventuelt betyder dette også yderligere dialog med whistlebloweren.
Eksempler på tiltag til opfølgning af indberetningen er:
- Iværksættelse af en intern undersøgelse i virksomheden
- Orientering af virksomhedens øverste ledelse eller bestyrelse
- Anmeldelse til politiet eller relevant tilsynsmyndighed
- Sagsafslutning grundet manglende eller utilstrækkeligt bevismateriale
Indenfor 3 måneder fra bekræftelsen på modtagelsen, skal whistlebloweren have feedback på indberetningen. Feedbacken kan være en beskrivelse af iværksatte tiltag, påtænkt opfølgning og begrundelse herfor samt oplysninger om udfaldet og forløbet af eventuelle gennemførte undersøgelser.
Hvis det ikke er muligt at give feedback inden for fristen, vil whistleblowerenheden underrette whistlebloweren herom, og om eventuel yderligere feedback kan forventes. Det kan f.eks. skyldes, at der er iværksat en intern undersøgelse, der ikke kan afsluttes inden for fristen. Feedbacken til whistlebloweren skal overholde gældende lovgivning, herunder databeskyttelseslovgivningen. Det betyder bl.a., at der skal være et videregivelsesgrundlag for at kunne videregive følsomme oplysninger. Det beror på en konkret vurdering, hvilke oplysninger der kan gives i opfølgningen over for whistlebloweren.
Tavshedspligt og behandling af oplysninger
Medarbejdere, der er tilknyttet FOF Københavns whistleblowerenhed, har en særlig tavshedspligt i forhold til de oplysninger, der indgår i indberetningerne. FOF Københavns whistleblowerenhed behandler i videst muligt omfang indberetninger fortroligt.
Tavshedspligten omfatter alene oplysninger, der indgår i indberetningen. Det betyder, at hvis der i forbindelse med en indberetning, oprettes en sag, hvor der indsamles yderligere oplysninger, vil disse ikke være omfattet af tavshedspligten.
Oplysninger fra en indberetning behandles i overensstemmelse med behandlingsreglerne i whistleblowerlovens § 22 og i databeskyttelsesforordningen og -loven. Oplysninger fra en indberetning kan efter omstændighederne videregives, f.eks. med det formål at følge op på indberetningerne.
Whistlebloweren bliver underrettet forud for videregivelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, medmindre det vil bringe en relateret undersøgelse eller retssag i fare.
Beskyttelse af whistleblowere
Som whistleblower må man ikke udsættes for repressalier, herunder trussel om eller forsøg på repressalier, fordi vedkommende har foretaget indberetning til en intern eller ekstern whistleblowerordning. Endvidere må whistlebloweren ikke hindres eller forsøges hindret i at foretage indberetninger. Repressalier forstås som enhver form for ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge som reaktion på en intern eller ekstern indberetning, som forårsager eller kan forårsage whistlebloweren skade.
Whistlebloweren kan ikke ifalde ansvar for at indberette fortrolige oplysninger, hvis vedkommende har rimelig grund til at antage (god tro), at oplysningerne i en indberetning er nødvendige for at afsløre en alvorlig lovovertrædelse eller et alvorligt forhold.
Forsøg fra FOF Københavns ansatte eller ledelse på at hindre en whistleblower i at foretage indberetning eller på at udøve repressalier mod en whistleblower, der har indberettet i god tro, vil medføre ansættelsesretlige konsekvenser.
Yderligere oplysninger
Hvis du ønsker eller overvejer at indgive oplysninger som whistleblower, har justitsministeriet udarbejdet en vejledning, som overordnet beskriver whistleblowerloven, indberetningsmuligheder m.m. Den beskriver også dine rettigheder og beskyttelse som whistleblower. Du kan finde vejledningen på justitsministeriets hjemmeside justitsministeriet.dk