Privatlivspolitik

Vi tager beskyttelsen af dine oplysninger alvorligt

Når du er deltager eller kursist hos FOF København og Nordsjælland eller på anden måde er i kontakt med os, behandler vi i forskellige sammenhænge personoplysninger om dig. Det kan blandt andet være navn, kontaktoplysninger og oplysninger om dine tilmeldinger.

FOF København og Nordsjælland har udarbejdet denne privatlivspolitik for at beskrive, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Vi lægger vægt på, at:

• vi tager beskyttelsen af dine personoplysninger alvorligt

• vi ikke indsamler flere oplysninger om dig end nødvendigt

• vi er åbne om, hvordan og hvorfor vi behandler dine oplysninger.

Dataansvar og kontaktoplysninger

FOF København og Nordsjælland er dataansvarlig for de personoplysninger, som vi behandler om dig.

Det betyder, at vi fastlægger formålene med og midlerne til behandlingen af dine personoplysninger. Vi har organisatoriske og tekniske foranstaltninger, der skal beskytte dine personoplysninger.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os:

FOF København og Nordsjælland
Ordrupvej 60, 5. sal
2920 Charlottenlund
E-mail: hej@fof-kn.dk
Telefon: 45 96 01 00

Hvilke oplysninger behandler vi om dig?

Hvilke oplysninger vi behandler, afhænger af din relation til os og de aktiviteter og tjenester, du benytter.

Det kan blandt andet være:

• Fornavn og efternavn

• Adresse

• Telefonnummer

Betaling med betalingskort håndteres via en ekstern betalingstjeneste. FOF København og Nordsjælland har ikke adgang til dine fulde kortoplysninger.

På hvilke grundlag og til hvilke formål behandler vi dine oplysninger?

Vi behandler kun personoplysninger, når vi har et lovligt grundlag og et sagligt formål med behandlingen.

Tilmeldinger og deltagelse

Når du tilmelder dig et kursus, foredrag eller en anden aktivitet, behandler vi de oplysninger, der er nødvendige for at administrere din tilmelding, betaling og deltagelse og for at kunne levere den aktivitet, du har tilmeldt dig.

Behandlingen sker som udgangspunkt, fordi den er nødvendig for at opfylde vores aftale med dig.

Vi kan desuden være retligt forpligtet til at opbevare visse oplysninger, eksempelvis oplysninger om betalinger og transaktioner efter bogføringslovgivningen.

Henvendelser og klager

Hvis du kontakter os med spørgsmål, forespørgsler eller klager, behandler vi de oplysninger, der er nødvendige for at håndtere din henvendelse.

Behandlingen kan blandt andet ske på baggrund af vores legitime interesse i at kunne kommunikere med dig og håndtere din henvendelse.

Deltagerevalueringer

Når du udfylder en deltagerevaluering, behandler vi de oplysninger, du giver os, med henblik på at evaluere og udvikle vores kurser, foredrag, aktiviteter og tilbud.

Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse i at evaluere og forbedre vores aktiviteter og tilbud.

Vi opfordrer dig til ikke at angive følsomme personoplysninger eller andre oplysninger, som ikke er nødvendige for evalueringen, i eventuelle fritekstfelter.

Konkurrencer og lodtrækninger

Når du vælger at deltage i en konkurrence eller lodtrækning hos FOF København og Nordsjælland, behandler vi de oplysninger, der er nødvendige for at administrere din deltagelse, gennemføre lodtrækningen, kontakte vinderen og administrere præmien.

Det kan eksempelvis være dit navn, din e-mailadresse og oplysninger om din deltagelse i konkurrencen.

Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse i at kunne gennemføre og administrere konkurrencen eller lodtrækningen på en korrekt og dokumenterbar måde.

Oplysninger, som indsamles i forbindelse med en konkurrence eller lodtrækning, anvendes ikke til direkte markedsføring, medmindre der er et særskilt grundlag for dette, eksempelvis at du frivilligt har givet samtykke til at modtage markedsføring.

De nærmere betingelser for den enkelte konkurrence eller lodtrækning fremgår af de tilhørende konkurrencevilkår.

Markedsføring

Vi kan behandle oplysninger om dig til markedsføringsformål, når vi har et lovligt grundlag for det.

Når markedsføringsloven kræver dit samtykke til, at vi kontakter dig med markedsføring, indhenter vi dette samtykke særskilt. Et samtykke til markedsføring er frivilligt og kan til enhver tid trækkes tilbage.

Vi kan desuden behandle oplysninger om eksempelvis dine interesser, præferencer og din brug af vores tjenester med henblik på at gøre vores kommunikation og markedsføring mere relevant, når vi har et lovligt grundlag for behandlingen.

Hvis vi videregiver eller på anden måde deler personoplysninger med eksterne platforme eller samarbejdspartnere med henblik på annoncering og målretning, sker det kun, når der er et gyldigt grundlag herfor. I nogle tilfælde er den eksterne part selvstændigt dataansvarlig for sin behandling af oplysningerne.

CPR-nummer

Vi behandler kun dit CPR-nummer, når der er et konkret og lovligt grundlag for det.

Det kan eksempelvis være nødvendigt i forbindelse med indberetning til den kommune, der yder tilskud til en aktivitet.

Hvor lang tid opbevarer vi dine oplysninger?

Vi opbevarer ikke dine personoplysninger længere, end det er nødvendigt til de formål, som oplysningerne er indsamlet til, medmindre vi efter lovgivningen er forpligtet til at opbevare dem i længere tid.

Oplysninger om tilmeldinger, betalinger og transaktioner, der er omfattet af bogføringslovgivningens opbevaringskrav, opbevares i den periode, som følger af de gældende regler.

Oplysninger fra deltagerevalueringer opbevares, så længe de er relevante for vores evaluering og udvikling af aktiviteterne. Oplysningerne anonymiseres eller slettes, når vi ikke længere har behov for at kunne henføre dem til en bestemt person.

Personoplysninger, der alene behandles med henblik på deltagelse i en konkurrence eller lodtrækning, slettes eller anonymiseres, når konkurrencen er afsluttet, præmien er håndteret, og oplysningerne ikke længere er nødvendige for at dokumentere konkurrencens gennemførelse, medmindre vi er retligt forpligtet til at opbevare dem i længere tid.

Hvis du har givet samtykke til markedsføring, opbevarer vi de oplysninger, der er nødvendige for at administrere og dokumentere samtykket, så længe det er nødvendigt.

Du kan læse mere om opbevaring og udløb af cookies i vores cookie-politik.

Hvem deler vi dine oplysninger med?

Vi deler kun dine personoplysninger, når det er nødvendigt, og når der er et lovligt grundlag for det.

Internt hos FOF København og Nordsjælland har kun medarbejdere, som har et arbejdsbetinget behov, adgang til dine personoplysninger.

Hvis du har tilmeldt dig en tilskudsberettiget aktivitet, kan relevante oplysninger, herunder CPR-nummer, blive videregivet til den kommune, der yder tilskuddet, når det er nødvendigt efter de gældende regler.

Vi anvender desuden eksterne leverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne. Når en leverandør er databehandler for os, indgår vi en databehandleraftale med leverandøren.

I særlige tilfælde kan vi videregive relevante kontaktoplysninger til samarbejdspartnere, når det er nødvendigt for at levere den aktivitet eller ydelse, du deltager i. Det kan eksempelvis være kommunale sundhedscentre i forbindelse med særlige hold som opfølgning på genoptræning.

Sikkerhed

Vi har passende organisatoriske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger med henblik på at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab eller ændring samt mod uautoriseret videregivelse eller adgang.

Hvad er dine rettigheder?

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger. Hvilke rettigheder der gælder, afhænger blandt andet af formålet med og grundlaget for behandlingen.

Du har efter omstændighederne:

• ret til indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig

• ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet

• ret til i visse tilfælde at få dine personoplysninger slettet

Hvis vores behandling er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Tilbagekaldelsen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er foretaget, inden samtykket blev trukket tilbage.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger til direkte markedsføring.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os via kontaktoplysningerne ovenfor.

Billeder og video fra kurser, foredrag og andre aktiviteter

FOF København og Nordsjælland kan anvende billeder og video fra vores kurser, foredrag og andre aktiviteter til blandt andet information og formidling af vores aktiviteter på vores hjemmeside, i nyhedsbreve og tryksager, på sociale medier, i annoncer og på skærme.

Billeder og video, hvor personer kan genkendes, er personoplysninger og behandles derfor efter de gældende databeskyttelsesregler.

Når vores behandling af billeder eller video kræver dit samtykke, indhenter vi dette særskilt. Hvis behandlingen er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage ved at kontakte os.

Hvem kan jeg klage til?

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger.

Vi opfordrer dig til at kontakte os først, hvis du har spørgsmål eller er utilfreds med vores behandling af dine oplysninger.

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Telefon: 33 19 32 00
www.datatilsynet.dk